In het eerste kwartaal 2017 hebben er wisselingen plaatsgevonden in de directie van de gemeente Dronten. Mede hierdoor is het tijdpad anders geworden dan in de begroting van 2017 is opgenomen. In maart is de hoofdstructuur voor het vakgebied Publiek Domein en Dienstverlening en het vakgebied Bedrijfsvoering en Informatiemanagement vastgesteld. Met de aanpassing van de structuur is er ook een nieuw profiel voor de leidinggevenden opgesteld. Vanuit dit nieuwe profiel zijn in de nieuwe structuur de teammanagers aangesteld. In november is de nieuwe structuur van het vakgebied Sociaal Domein vastgesteld. Hiermee is de nieuwe inrichting van de nieuwe hoofdstructuur afgerond en kunnen we ons vol energie inzetten op de doorontwikkeling van de organisatiecultuur.

Dronten op Koers

In samenwerking met ruim 120 collega’s is door middel van verschillende bijeenkomsten het proces van de organisatieontwikkeling vormgegeven. In de gesprekken over de organisatie van de toekomst is ook gesproken over ‘de stip op de horizon’: waar gaan we ons als organisatie naar toe bewegen? Daarnaast zijn ideeën opgehaald uit de organisatie over zaken die we echt moeten oppakken in 2017 en verder.  
Vanuit die input is Dronten op Koers ontstaan. Dronten op Koers is de vlag van de organisatieontwikkeling en omschrijft hoe de organisatie van de gemeente Dronten wil zijn, wat dit betekent en wat wij (aan elkaar) laten zien.

Dronten Academie

We willen een lerende organisatie zijn die zich blijft ontwikkelen. Om in de praktijk handen en voeten te geven aan ‘het zijn van een lerende en inspirerende organisatie’ is de bouw van een leerhuis, de Dronten Academie, bedacht. De Dronten Academie kan een proces van vernieuwing en verdere professionalisering (dus organisatie leren) op gang brengen. Vertrekpunt voor deze leerprocessen is Dronten op Koers, hoe willen we als organisatie zijn, wat betekent dit en wat wij (aan elkaar) laten zien (de vier V’s: Vakmanschap, Verbinding, Vertrouwen en Vernieuwingskracht).

In 2017 is begonnen met het verbeteren van de processen van de salarisadministratie. Zoals een betere aansluiting van de salarisadministratie op de financiële administratie, bouwen van managementrapportages, werken conform 4 ogen principes en het inrichten van formatie- en bezettingsoverzichten. Ook is gestart met het optimaliseren van het personeels- en salarisadministratiesysteem (Youforce).
Nieuwe ontwikkelingen in wet- en regelgeving die ons af zijn gekomen zijn geïmplementeerd zoals het Individuele Keuze Budget (verplicht voor alle gemeenten per 1 januari 2017). Een start is gemaakt met het ontwikkelen van strategisch personeelsbeleid, het actualiseren van bestaande regelingen, het opzetten van de regeling generatiepact (bevorderen instroom jonge medewerkers en vitaal houden oudere medewerkers) en het begeleiden van het ontwikkeltraject van de organisatie én de leidinggevenden en medewerkers.

Taakstellingen bedrijfsvoering

Taakstelling omdenken (2015-2018) en KCC 2015

In de begroting 2016 is voor de bedrijfsvoering de taakstelling omdenken opgenomen van € 150.000 structureel. In 2016 is hierop € 80.000 gerealiseerd waardoor nog een taakstelling van € 70.000 resteert. In 2018 verwachten we een deel van de openstaande taakstelling te realiseren. De taakstelling KCC van € 40.000 staat nog open aangezien het KCC nog niet volledig is gerealiseerd. Deze openstaande taakstellingen worden in 2017 gedekt vanuit het positieve saldo op de taakstelling overhead.

Taakstelling GREX 2014-2018

De taakstelling personeel grondexploitaties is in 2014 ingesteld toen bleek dat minder uren aan grondexploitaties konden worden toegerekend. Het deel van ruim € 72.000 dat nog openstaat kan in 2017 worden gedekt vanuit het positieve saldo op de taakstelling overhead. We verwachten deze taakstelling in 2018 door uitstroom te realiseren.

Taakstelling overhead

In 2012 is een taakstelling voor overhead opgenomen naar aanleiding van de samenwerking OFGV en GBLT waarbij de formatie werd verlaagd. Met de raad is afgesproken deze taakstelling op overhead te verrekenen bij uitbreiding van formatie. Door uitbreiding van formatie o.a. op het sociaal domein is de taakstelling in 2015 volledig gerealiseerd en is er op dit moment sprake van een positief saldo op de taakstelling overhead. Hieruit kunnen extra overheadkosten (benodigde formatie en middelen) worden gedekt. Zowel bij de begroting 2017 als de begroting 2018 zijn uitbreidingen in de overhead gedekt vanuit deze positieve taakstelling.
Een deel van het positieve saldo is op dit moment incidenteel in verband met de incidentele uitbreiding van formatie sociaal domein t/m 2018. Dit betreft € 146.000 dat incidenteel in 2018 kan worden ingezet. Afhankelijk van de evaluatie sociaal domein in 2018 zal blijken of deze formatie structureel nodig is.

Het ondersteunende informatiesysteem LIAS is inmiddels volledig geaccepteerd door zowel de ambtelijke organisatie als het bestuur. Raadsleden kunnen via de LIAS-website de P&C-documenten eenvoudig digitaal raadplegen. In 2017 zijn ook de rolverdeling en verantwoordelijkheden van de P&C-documenten transparanter geworden en deze zijn ook vastgelegd.
Door het organiseren van organisatiebrede DOE-dagen wordt de totstandkoming van P&C-producten steeds efficiënter vormgegeven.

Per 1 juli 2016 is de coördinator interne controle aangesteld die uitvoering geeft aan de verbijzonderde interne controle binnen de gemeente. Jaarlijks wordt een interne controleplan opgesteld en over de uitvoering wordt 2x per jaar gerapporteerd aan het management.  In het interne controleplan 2017 zijn de processen grondexploitatie en financieel beheer toegevoegd waarvoor in 2017 gesprekken met de betreffende afdelingen zijn gevoerd om invulling te geven aan interne controles op deze processen.
Naast een organisatiebreed interne controleplan is er een specifiek interne controleplan voor het sociaal domein. Binnen het sociaal domein (jeugd/Wmo) wordt het landelijk controleprotocol gevolgd, waarbij zorgaanbieders met een totale omzet van € 125.000 een productieverantwoording met controleverklaring aanleveren. Wanneer zorgaanbieders geen controleverklaring aanleveren is afstemming gezocht met de zorgaanbieder en een finale afrekening toegepast. Wanneer dit niet mogelijk is kan geen zekerheid over de prestatielevering van de verantwoorde zorg worden verkregen en leidt dit tot een onzekerheid in de beoordeling van de accountant.
In 2017 is een verbeterplan inkoop opgesteld omdat vanuit zowel de interne controle als de accountantscontrole bleek dat er meer regie nodig was op het doelmatig en rechtmatig inkopen. Door inkopen en aanbestedingen meer centraal te registreren wordt onrechtmatigheid op aanbestedingen voorkomen. De grens voor het centraal melden van inkopen en aanbestedingen is verlaagd van € 30.000 naar € 7.500. Er is een aanbestedingstool aangeschaft en alle aanbestedingsdossiers worden centraal belegd zodat de accountant ook snel inzicht kan worden verschaft bij de jaarlijkse controle.

De Programmabegroting 2017 liet een sluitende meerjarenbegroting zien met alleen in 2019 een klein tekort. Door de positieve accressen in het gemeentefonds het afgelopen jaar en ook bij de Maartcirculaire 2018 is de verwachting dat de Programmabegroting 2019 een sluitend meerjarenperspectief zal laten zien.

Met ingang van 1 januari 2017 zijn de P&C-producten ingedeeld op taakvelden. Daarbij zijn de regels over hoe baten en lasten geboekt moeten worden verder aangescherpt teneinde meer uniformiteit tussen de verschillende overheden te creëren en de informatievoorziening richting derden te vergroten. Deze aanscherping heeft gedeeltelijk gedurende het lopende jaar plaatsgevonden. Hierdoor zijn op sommige taakvelden afwijkingen ontstaan tussen de begrote salariskosten en de werkelijke boekingen van de salariskosten. Onderstaand een overzicht van de salariskosten per programma:

De taken binnen concerncontrol hebben betrekking op risicomanagement, advisering directie op onderwerpen bedrijfsvoering, advisering financiële planning & controlcyclus en aansturing coördinator verbijzonderde interne controle. Daarnaast is de concerncontroller in 2017 betrokken bij de verbetering bedrijfsvoering regionale taken sociaal domein (aankoopcentrale Almere). In 2017 is een nieuwe nota risicomanagement opgeleverd die in december door de raad is vastgesteld. De taakstellingen bedrijfsvoering worden door de concerncontroller gemonitord.

In verband met de organisatieontwikkeling in 2017 heeft het college besloten in 2017 geen 213a onderzoek uit te voeren.

Op basis van de uitkomsten van de businesscase is eind 2016 door de gemeente Dronten besloten om met de bedrijfsvoeringstaken ICT-beheer, Personeels- en salarisadministratie en Inkoop niet toe te treden tot het Shared Service Centre Zwolle (ONS).

Door de wijzigingen in de diverse wet-en regelgeving het afgelopen jaar, is het financieel beleid op verschillende onderdelen geactualiseerd. Bijvoorbeeld op de onderstaande regelingen:

• Aanwijzing comptabele en ambtenaar met procuratie;
• Normenkader 2017 en controleprotocol 2017.

In 2017 is er een inhaalslag geweest op de het gebied van debiteurenbeheer en is er een plan van aanpak gemaakt met betrekking tot de kostenonderbouwring van leges en heffingen. Inmiddels is er een format ontworpen waarmee alle leges en heffingen onderbouwd kunnen worden.
Verder is de auditcommissie meegenomen in uitgangspunten bij de aangifte van de vennootschapsbelasting.
De implementatie van horizontaal toezicht heeft in 2017 een goede start gemaakt en de belastingdienst is tevreden over de resultaten die in het groeidocument zijn opgenomen.